چگونه کارهای خود را ساده تر کنید - شارژ 10

یقیناً زندگی ساده نیست، خصوصاً در کسب و کار. تکنولوژی بسیاری از کارها را ساده تر نموده است، اما به موازات آن، سرعت تغییرات نیز زیاد تر شده است، در نتیجه برخی ها در پاسخگویی به این تغییرات سریع، کند عمل می نمایند.

قرار نیست جهان متوقف گردد تا شما پیاده شوید. شما باید یک پروژه یا کار پیچیده را ساده سازی کنید تا بتوانید آنرا به انجام رسانید و در انتظار فرصت های بعدی بمانید. در اینجا به 9 نکته برای ساده سازی کارها اشاره می کنیم. از این روش ها بهره ببرید و اجازه ندهید پیچیده بودن مانع رسیدن شما به موفقیت گردد.

1. کار را به زبان یک کودک 12 ساله ترجمه کنید.

زبان به سرعت در حال تغییر است و نسل های جدید و متخصصان، واژه ها و عبارات جدیدی را به صورت هفتگی خلق می نمایند. کوشش در جهت شناخت نظریه های پیچیده یا لغات تخصصی یک رشته کار بسیار سختی است و سخت تر از این، کوشش در جهت شرح و تشریح این واژه ها برای یک شخص دیگر می باشد. چند دقیقه وقت بگذارید، به موضوع و پیام آن فکر کنید و آن را به یک زبان قابل فهم و ساده ترجمه کنید. اگر لازم بود از یک فرهنگ لغت بهره ببرید.

2. کار را به تکه های کوچک تقسیم کنید.

پروژه ها، مسائل و شرکت ها وقتی بزرگ می شوند، بر پیچیدگی آنها نیز افزوده می گردد، به طوری که حتی نمی توانید تصمیم بگیرید که از کجا باید شروع کنید. گاهی اوقات، تنها کاری که برای ساده سازی باید انجام دهید، اینست که آن را به بخش های کوچک تقسیم کنید، تا بتوانید به هر جنبه آن به دقت اشراف داشته باشید. با این کار شما می توانید اولویت بندی کنید و یک برنامه و چارچوب زمانی برای انجام آنها ایجاد کنید.

3. بخش هایی را که نمی فهمید، فهرست کنید.

ممکن است بخشی از کار فراتر از دانش و مهارت شما باشد. این مسائل را شناسایی کنید و قبل از اینکه به زانو در بیایید، به آنها رسیدگی کنید. ابتدا این مسائل را حل کنید، سپس می توانید کل پروژه را به راحتی از شروع تا انتها انجام دهید.

4. یک متخصص را درگیر کار کنید.

فکر نکنید که همه کارها را خودتان باید انجام دهید. اگر از کاری که باید انجام دهید سر در نمی آورید، کسی را پیدا کنید که توانایی انجام آن را داشته باشد. ممکن است فقط یک سؤال داشته باشید، یا اینکه تنظیمات کوچکی باید انجام دهید، اما یک متخصص به شما این فرصت را می دهد که بر روی کارهایتان تمرکز کنید تا فرایندهای خود را با قدرت و سرعت بیشتری به پیش ببرید. این روزها شما می توانید در LinkedIn به راحتی یک متخصص در هر زمینه های را پیدا کنید.

5. چشم انداز وسیع داشته باشید.

وقتی در یک مشکل پیچیده غرق می شوید، ممکن است درگیر جزئیات شوید. یک قدم به عقب برگردید و با چشم انداز وسیع تری به موضوع نگاه کنید. با چشم انداز وسیع تر می توانید نقص هایی که سیستم را مختل نموده است، شناسایی کنید و راه ساده ای برای حل آن پیدا کنید. ممکن است متوجه شوید پرسنل بخش فروش چیزهای اشتباهی به مشتریان می گویند، برای حل این مشکل باید به صورت هفتگی فرایند فروش آموزش داده گردد.

6. یک نقشه ایجاد کنید.

تصاویر در حل مسائل و مدیریت پروژه بسیار مفیدند. یک برنامه طراحی کنید و یک راستا تصویری از نقطه شروع تا رسیدن به مقصد نهایی ترسیم کنید. این نقشه به شما و اعضای تیم یاری می نماید که فرایندها را دنبال کنید و از انرژی و توان خود به صورت بالقوه بهره ببرید. ممکن است شخصی در گروه باشد که قبلاً در بخشی از کار تجربه داشته باشد یا در بخشی از فرایند تخصص داشته باشد. شما می توانید در ترسیم این نقشه از او یاری بگیرید.

7. ابزار درست را پیدا کنید.

فن آوری ها و نوآوری های جدید پیچیدگی زیادی در کارها ایجاد نموده اند، اما در عین حال سودمند نیز هستند. اپلیکیشن ها، تکنیک ها یا کتاب های جدیدی که می توانند به انجام کارهای شما یاری نمایند را در اینترنت جستجو کنید. قطعاً همه آنها برای شما مفید نخواهند بود، در نتیجه در جستجو و انتخاب باید دقت کنید. شما می توانید قسمت های مفید هر یک از این منابع را با هم ترکیب کنید و به طور خاص در کار خود بهره ببرید.

8. با قدرت با مشکل روبرو شوید.

زمانی که با یک مشکل بزرگ روبرو می شوید، یا سعی می کنید از روبرو به آن حمله کنید یا اینکه اصلاً نمی دانید باید از کجا شروع کنید. گام های کوچک بردارید و در راستا تجربه کسب کنید. در ابتدا همه چیز کند پیش می رود و ممکن است صعب العبور به نظر برسد، اما پس از مدتی شناخت کافی برای حل مسائل را بدست می آورید.

9. کارها را به اعضای تیم تفویض کنید.

همه کارها را نباید به تنهایی انجام دهید.گاهی اوقات بهترین راه برای حل یک مشکل یا پروژه پیچیده به کار گیری یک تیم و راهنمایی کردن آنهاست. یا حتی می توانید برخی از کارها را برون سپاری (Outsource) کنید و به یک شرکت معتبر بسپارید. هیچ چیز راحت تر از نوشتن یک چک نیست.